1.
Elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne, łącznie z metadanymi, przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość wyodrębnienia metadanych.
2.
Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium lub innym urządzeniem ewidencyjnym i usystematyzowanych informacji opisujących to repertorium lub urządzenie, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim.
3.
Metadanymi będącymi niezbędnymi elementami struktury elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego są:
1)
identyfikator - jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego, który umożliwia jego identyfikację;
2)
twórca - dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub sekcji, o ile występuje;
3)
tytuł - nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub innemu urządzeniu ewidencyjnemu, a w przypadku zmiany - ujawniająca jej dokonanie;
4)
data - rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;
5)
format - nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego;
6)
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;
7)
typ - określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego (w szczególności tekst) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative;
8)
relacja - określenie bezpośredniego powiązania elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
9)
grupowanie - wskazanie przynależności elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego do zbioru dokumentów;
10)
kwalifikacja - kategoria archiwalna, do jakiej należy elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;
11)
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;
12)
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego;
13)
uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania elektronicznym repertorium lub innym urządzeniem ewidencyjnym.
