IPPP1/443-367/07-4/AP

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12 września 2007 r. (data wpływu 25 października 2007 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu ewidencji zakupów na cele podatku od towarów i usług oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zaewidencjonowanych w ten sposób zakupów - jest prawidłowe.

Uzasadnienie

W dniu 24 października 2007 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu ewidencji zakupów na cele podatku od towarów i usług oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zaewidencjonowanych w ten sposób zakupów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest producentem oprogramowania komputerowego służącego do obsługi wewnętrznych procesów w przedsiębiorstwach i organizacjach. W ramach prowadzonej działalności wykonuje też usługi polegające na wdrażaniu zakupionego uprzednio przez kontrahentów oprogramowania komputerowego. W związku z tym pracownicy Spółki są oddelegowywani do miejsca, w którym będzie następowało wdrożenie oprogramowania.

W celu automatyzacji rozliczeń z pracownikami, którzy nabywają towary i usługi w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy, planowana jest modyfikacja sposobu księgowania tych wydatków. W wyniku tej zmiany zamiast danych dostawcy w systemie księgowym wpisywane będą dane pracownika, natomiast w miejscu, gdzie standardowo umieszczany jest numer faktury, zamieszczany będzie numer delegacji. Konsekwencją tej modyfikacji będzie zakres danych w rejestrze zakupów dla celów VAT generowany z systemu komputerowego.

Prowadzona przez Wnioskodawcę w powyższy sposób ewidencja zakupów będzie zawierała:

Numer wewnętrzny.

Numer konta rozrachunkowego pracownika.

Numer delegacji.

Sumę netto, brutto oraz sumę podatku naliczonego wynikającego z wszystkich zakupów poniesionych podczas danej podróży służbowej.

Kwoty netto, brutto, oraz kwoty podatku naliczonego, z podziałem na poszczególne stawki, wynikające z poniesionych podczas danej podróży służbowej zakupów, w stosunku do których przysługuje prawo do odliczenia.

Kwotę zakupów nieopodatkowanych podatkiem od towarów i usług. W tej kwocie zawarte będą również wydatki, od których zgodnie z ustawą nie przysługuje prawo do odliczenia.

Po zmianie sposobu księgowania wydatków związanych z podróżami służbowymi powyższe pozycje rejestru zakupów nie zawierają: nazwy, adresu i NIP dostawcy (usługodawcy), numerów faktur oraz rozbitych kwot wynikających z poszczególnych faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy przedstawiony sposób prowadzenia ewidencji zakupów na cele podatku od towarów i usług jest prawidłowy i czy spółka jest uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zaewidencjonowanych w ten sposób zakupów, o ile prawo do odliczenia nie zostało wyłączone na podstawie art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług...

Zdaniem wnioskodawcy zaprezentowany sposób prowadzenia ewidencji jest prawidłowy. Spółka zaś ma pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak zaewidencjonowanych zakupów, jeżeli prawo do odliczenia nie zostało wyłączone na podstawie art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą).

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy, podatnicy zobowiązani są prowadzić ewidencję zawierającą kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ustawodawca, wprowadzając w art. 109 ust. 3 ustawy wymóg prowadzenia ewidencji, nie określił szczegółowych wymogów co do formy jej prowadzenia, dlatego też każdy podatnik sam może wybrać taki sposób jej prowadzenia, który umożliwi terminowe i prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowej na podstawie zgromadzonych w ewidencji danych.

W odniesieniu do ewidencji zakupów, wymagane są, w świetle powyżej przywołanego przepisu, dane pozwalające na wskazanie kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego oraz dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

W opinii wnioskodawcy nie ma żadnego znaczenia, czy określone w ustawie wymogi dotyczące obowiązku zamieszczenia informacji dotyczących kwot podatku naliczonego obniżających kwotę podatku należnego zawarte zostaną w jednym, czy w dwóch zestawieniach (w tym przypadku w ewidencji zakupów uzupełnionej o dodatkowe zestawienie sporządzone przez spółkę), jeżeli zestawienia te zawierają dane umożliwiające w każdej chwili powiązanie zamieszczonych w nich informacji. Tym samym, prowadzona w opisany sposób ewidencja zakupów ponoszonych podczas podróży służbowych w pełni odpowiada art. 109 ust. 3 ustawy, pozwalając jednocześnie na prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowych.

Powyższy sposób postrzegania metody prowadzenia ewidencji potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w decyzji w sprawie interpretacji prawa podatkowego 1401/ PH-II/4407/14-13/07/MZ.

Opisany powyżej sposób ewidencjonowania dokonywanych przez wnioskodawcę zakupów nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabyte przez pracowników, na rzecz i w imieniu spółki towarów i usług w stosunku do których spółka ma prawo do obniżenia kwoty podatku naliczonego.

Na podstawie art. 86 ust. 2 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych na fakturach otrzymanych przez podatnika, jak natomiast wskazano wyżej prowadzona przez podatnika ewidencja ma na celu przede wszystkim umożliwienie prawidłowego i terminowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Dlatego też wnioskodawca zachowa pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych na jej rzecz, w zakresie, w jakim nabyte przez pracowników towary i usługi wykorzystywane są do prowadzenia działalności opodatkowanej przez spółkę i o ile prawo to nie zostało wyłączone na podstawie art. 88 ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 poz. 535 ze zm.) – zwanej dalej ustawą - podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 , są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 – dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

W świetle przywołanego wyżej przepisu art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, należy zgodzić się z poglądem wyrażonym przez wnioskodawcę we wniosku, iż przepisy ustawy nie narzucają określonej formy prowadzenia ewidencji. Istotne jest wyłącznie to, aby zawierała ona wszystkie te elementy, które zostały wymienione powyżej, a także inne dane, które są niezbędne do prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT. Dane, które podatnik wpisuje do deklaracji składanej w urzędzie skarbowym, stanowią odzwierciedlenie danych wynikających z prowadzonych przez niego ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupu VAT. W ewidencji zakupu VAT powinny znaleźć się wszystkie zakupy, od których podatnik w całości lub w części odliczy podatek VAT.

Całość ewidencji powinna być dostosowana do potrzeb podatnika. To od sytuacji podatnika zależy, jak bardzo rozbudowana będzie ewidencja VAT. Ponadto nie jest wymagane wpisywanie wszelkich danych z faktury, wraz z adresem i NIP kontrahenta. Należy jednak uznać to za przydatne w przypadku zaginięcia dokumentacji – wtedy możliwe będzie uzyskanie duplikatu na podstawie danych zawartych w ewidencji VAT.

W ewidencji powinny być jednak zawarte też „inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT”. Mogą to być np. daty otrzymania faktur, dokumentujących dokonane zakupy. Jest to ważne, gdyż informacje te warunkują moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Jeśli chodzi o prawo do odliczeń to na podstawie art. 86 ust. 1 i 2 pkt.1 ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika.

Z powyższego wynika, iż odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatkiem należnym (tj. powstaniem zobowiązania podatkowego). Wskazana zasada wyłącza więc możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które są wykorzystywane do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz nie podlegających temu podatkowi.

Realizacja prawa podatnika do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług została obwarowana ograniczeniami ustawowymi określonymi w art. 88 ustawy. Z przywołanych powyżej przepisów wynika, że do zachowania prawa do odliczenia podatku muszą być spełnione zarówno warunki pozytywne, czyli wykorzystanie towarów i usług do czynności opodatkowanych, jak również musi zaistnieć brak wystąpienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

Reasumując, z uwagi na fakt, iż przepisy podatkowe nie określają jednolitego, powszechnie obowiązującego wzoru ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupu dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług, dopuszczalne jest prowadzenie tych ewidencji w dowolnej formie opracowanej przez podatnika pod warunkiem, że będzie ona zwierała wszystkie elementy, jakie określone zostały w treści cyt. wyżej art. 109 ust. 3 ustawy. Natomiast w momencie, gdy prawo do odliczenia nie zostało wyłączone na podstawie art. 88 ustawy, wnioskodawca zachowuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z wystawionych faktur w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi wykorzystywane są do prowadzenia działalności opodatkowanej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.