IPPB2/415-755/11-2/MK1

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 14.09.2011 r. (data wpływu 20.09.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11, PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej - jest prawidłowe.

Uzasadnienie

W dniu 20.09.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11, PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z o.o. (dalej zwana „Spółką”) w lutym 2011 roku złożyła organom podatkowym roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika („PIT-40”) oraz informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy („PIT-11”) za rok 2010 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z zasadami określonymi przez art. 3a i 3c ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j. t. Dz. U. nr 8 z 2005 r., poz. 60, z późn. zm.), dalej zwanej „Ordynacją podatkową”. PIT-40 i PIT-11 za ten rok zostały przekazane pracownikom Spółki za pośrednictwem poczty.

PIT-40 i PIT-11 za rok 2011 Spółka zamierza przekazać zatrudnionym przez siebie pracownikom za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Powyższe deklaracje będą:

przygotowywane przez ten sam system, który generuje PIT-40 oraz PIT-11 składane przez Spółkę organom podatkowym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (e-deklaracje), a zatem będą zgodne z wzorami określonymi (odpowiednio) w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów rocznego obliczenia podatku oraz zeznań podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. Nr 212 z 2008, poz. 1335 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. Nr 25 z 2011 roku, poz. 131),

opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130 z 2001 roku, poz. 1450 z późn. zm.),

przekazywane jedynie tym pracownikom, którzy posiadają dostęp do komputera służbowego i wyrażą na taką formę przekazania zgodę,

przekazane (udostępnione) pracownikom określonym powyżej za pośrednictwem indywidualnych kont posiadanych przez tych pracowników w ramach wewnętrznego portalu pracowniczego Spółki (są tam, między innymi, dostępne elektroniczne paski płacowe, dane dotyczące wykorzystania urlopów, itp), dalej zwanego „Portalem”; co istotne: dostęp do indywidualnego konta na Portalu, a co za tym idzie do PIT-40 i PIT-11, będzie możliwy po zalogowaniu się przez danego pracownika na Portalu przy użyciu używanego przez niego poufnego indywidualnego hasła (umożliwi to zachowanie poufności danych znajdujących się w Portalu), a w momencie udostępnienia PIT-40 lub PIT-11 na Portalu każdy pracownik zostanie dodatkowo poinformowany odrębnym e-mailem przesłanym na jego skrzynkę służbową.

Biorąc pod uwagę sposób przekazania PIT-40 i PIT-11 Spółka jako płatnik będzie w stanie wykazać fakt przekazania informacji/deklaracji poszczególnym pracownikom na Portalu wraz z dokładną datą przekazania (możliwość dokonania tzw. zrzutów informatycznych). Na tych samych zasadach Spółka zamierza przesyłać PIT-40 i PIT-11 swoim pracownikom w latach następnych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka przekazując pracownikom PIT-40 i PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych powyżej prawidłowo realizuje obowiązek nałożony na nią jako na płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy - odpowiednio - art. 37 ust. 1 i 3 oraz art. 39 ust 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. Dz. U. Nr 51 z 2010 r., poz. 352 z późn. zm.), dalej zwanej „Ustawą”...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki, Spółka przekazując pracownikom PIT-40 i PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych powyżej prawidłowo realizuje obowiązek nałożony na nią jako na płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy - odpowiednio - art. 37 ust. 1 i 3 Ustawy oraz art. 39 ust. 1 Ustawy.

Zgodnie z art. 37 ust. 1 i 3 Ustawy, w przypadku zaistnienia przesłanek określonych w tym przepisie, płatnik jest obowiązany sporządzić w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym (według ustalonego wzoru) i w tym samym terminie przekazać go podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego.

W myśl natomiast art. 39 ust. 1 i 2 Ustawy, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnik (pracodawca), w przypadku gdy nie dokonuje rocznego obliczenia podatku, jest obowiązany przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje właściwy dla niego naczelnik urzędu skarbowego, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11). Jeżeli obowiązek poboru przez płatnika zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, płatnik na pisemny wniosek podatnika, jest obowiązany sporządzić i przekazać podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu tą informację w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku przez podatnika.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy, na Spółce (płatniku) - w związku z zatrudnieniem pracowników - spoczywa obowiązek sporządzenia i przekazania tym pracownikom (podatnikom) oraz właściwym urzędom skarbowym PIT-40 i PIT-11. Aby zadość uczynić temu obowiązkowi, Spółka musi zatem spełnić łącznie następujące cztery przesłanki:

sporządzić PIT-40 i PIT-11 zgodnie z ustalonym wzorem,

odpowiednio podpisać sporządzone PIT-40 i PIT-11,

przekazać PIT-40 i PIT-11 podatnikom i właściwym urzędom skarbowym,

dokonać przekazania w terminie określonym przez przepisy ustawy.

1. Sporządzenie PIT-40 i PIT-11 zgodnie z ustalonym wzorem.

Wzory PIT-40 oraz PIT-11 zostały określone odpowiednio w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów rocznego obliczenia podatku oraz zeznań podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. Nr 212 z 2008 poz. 1335 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. Nr 25 z 2011 roku, poz. 131).

Zgodnie natomiast z art. 3b § 1 Ordynacji podatkowej deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach,

jeden podpis elektroniczny.

Struktura logiczna deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (w tym PIT-40 i PIT-11), została określona w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2007 roku w sprawie struktury logicznej deklaracji i podań, sposobu ich przesyłania oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. nr 246 z 2007 roku, poz. 1820 z późn. zm.) zmienionym, między innymi rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2008 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie struktury logicznej deklaracji i podań, sposobu ich przesyłania oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. nr 2 z 2009 roku, poz. 9).

Tak jak zostało to zaznaczone w opisie stanu faktycznego, PIT-40 i PIT-11, które Spółka zamierza przekazywać pracownikom (podatnikom) będą miały identyczną formę jak PIT-40 i PIT-11 składane na drodze elektronicznej organom podatkowym, będą bowiem przygotowywane przez ten sam system. W konsekwencji zdaniem Spółki, nie ma wątpliwości, iż w przypadku PIT-40 i PIT-11, które Spółka przygotuje dla pracowników, a następnie przekaże za pomocą środków komunikacji elektronicznej (zamieści na portalu Spółki) zostanie spełniony ustawowy warunek sporządzenia zgodnie z określonym wzorem.

2. Podpisanie PIT-40 i PIT-11 przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Jak wynika z informacji zawartych w części „I” PIT-40 (16) oraz części „G” PIT-11(18), na formularzach musi znaleźć się podpis osoby odpowiedzialnej (wyznaczonej) za (do) obliczenie (-a) i pobranie (-a) podatku.

Zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130 z 2001 roku, poz. 1450 z późn. zm.), zwanej dalej „Ustawą o podpisie elektronicznym” bezpiecznym podpisem elektronicznym jest podpis, który spełnia łącznie następujące przesłanki:

jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Zgodnie z art. 6 ust 1 Ustawy o podpisie elektronicznym, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Zgodnie z art. 5 ust. 2 Ustawy o podpisie elektronicznym, dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Zgodnie natomiast z art. 5 ust. 3 Ustawy o podpisie elektronicznym bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu zapewnia integralność danych opatrzonych tym podpisem i jednoznaczne wskazanie kwalifikowanego certyfikatu, w ten sposób, że rozpoznawalne są wszelkie zmiany tych danych oraz zmiany wskazania kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do weryfikacji tego podpisu, dokonane po złożeniu podpisu.

Biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy Ustawy o podpisie elektronicznym należy uznać, iż PIT-40 i PIT-11 w postaci elektronicznej podpisane przez upoważnioną w imieniu Spółki osobę przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego powinny być traktowane równoważnie pod względem skutków prawnych z podpisanymi własnoręcznie przez osobę upoważnioną PIT-40 i PIT-11 w wersji papierowej, a użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego pozwoli na zdefiniowanie osoby podpisującej oraz zapewni integralność podpisanego dokumentu. A zatem przekazanie pracownikom Spółki tak przygotowanych dokumentów nie będzie - zdaniem Spółki - naruszać przepisów podatkowych.

3. Przekazanie PIT-40 i PIT-11 pracownikom (podatnikom)

Powołany wyżej przepis ustawy wprowadził wymóg przekazania (doręczenia) PIT-40 i PIT-11 pracownikom. Należy jednak zauważyć, iż żadne przepisy nie regulują zasad dokonywania doręczeń deklaracji/informacji podatkowych pomiędzy płatnikami i podatnikami; do tego rodzaju przekazań nie mają bowiem zastosowania:

przepisy art. 3a-3c Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na podstawie tych artykułów aktów wykonawczych (regulują one bowiem zasady składania za pomocą środków komunikacji elektronicznej niektórych deklaracji podatkowych organom podatkowym),

przepisy art. 144a Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wnosi o zastosowanie takiego sposobu doręczenia albo wyraża na to zgodę (przepis ten może bowiem znaleźć zastosowanie jedynie wobec stron postępowania oraz podmiotów działających w ich imieniu).

Płatnik może zatem dostarczyć podatnikowi (pracownikowi) PIT-40 lub PIT-11 na drodze bezpośredniego doręczenia lub za pośrednictwem poczty, a biorąc pod uwagę przepisy Ustawy o podpisie elektronicznym - także za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (po opatrzeniu PIT-40 i PIT-11 bezpiecznym podpisem elektronicznym). Zgodnie bowiem z cytowanym już art. 5 ust. 2 Ustawy o podpisie elektronicznym, dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Skoro - jak zostało wykazane wyżej - kwestia przekazywania deklaracji (informacji) podatkowych nie została w polskim prawie uregulowana odrębnie, nie ma żadnych przeszkód, aby zastosować w tym wypadku bezpośrednio przepisy Ustawy o podpisie elektronicznym.

Pomimo tego, iż zdaniem Spółki, przekazanie pracownikom PIT-40 i PIT-11 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej nie wymaga uzyskania od tych pracowników odrębnej zgody, Spółka uznała, iż taka forma przekazania będzie miała miejsce jedynie w odniesieniu do pracowników, którzy taką zgodę wyrazili. Uzyskanie zgody pozwoli nie tylko na niedopuszczenie do sytuacji, w której pracownik mógłby powołać się w stosunku do Spółki na niewiedzę, iż otrzymał PIT-40 lub PIT-11 w takiej właśnie formie, ale także umożliwi uregulowanie w ramach wzajemnych stosunków kwestii dotyczących daty dostarczenia (doręczenia) dokumentów w formie elektronicznej (za taką datę strony przyjmą datę udostępnienia deklaracji/informacji poszczególnym pracownikom na Portalu).

Reasumując zatem powyższe - zdaniem Spółki przekazanie pracownikom PIT-40 i PIT-11 opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności po uzyskaniu od tych pracowników zgody na taką formę przekazania, w żaden sposób nie naruszy przepisów art. 37 ust. 1 i 3 oraz art. 39 ust. 1 Ustawy.

4. Przekazanie PIT-40 i PIT-11 w terminie określonym przez przepisy prawa.

Zgodnie z art. 37 ust. 3 Ustawy, płatnik jest obowiązany sporządzić i przekazać podatnikowi (pracownikowi) PIT-40 w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego. W tym samym terminie płatnik jest również obowiązany sporządzić i przekazać podatnikowi (pracownikowi) PIT-11 (art. 39 ust. 1 Ustawy).

Ani przepisy Ustawy o podpisie elektronicznym, ani przepisy ustaw podatkowych nie regulują w sposób szczególny kwestii określenia daty przekazania deklaracji (informacji) podatkowej podatnikowi za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. W szczególności nie ma tu zastosowania art. 12 § 6 pkt 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo wysłane zostało w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego, a nadawca otrzymał urzędowe potwierdzenie odbioru.

W tej sytuacji, zdaniem Spółki należy zatem uznać, iż terminem dostarczenia PIT-40 i PIT-11 poszczególnym pracownikom będzie dzień, w którym Spółka udostępni tym pracownikom PIT-40 lub PIT-11 na Portalu, zgodnie z zasadami zaakceptowanymi przez tych pracowników w ramach wyrażonych przez nich zgód na taki sposób dostarczenia tych deklaracji/informacji. Jeżeli zatem Spółka zamieści PIT-40 i PIT-11 na Portalu przed końcem lutego następnego roku podatkowego, spełni warunek przekazania deklaracji (informacji) pracownikom określony w art. 37 ust. 3 i art. 39 ust. 1 Ustawy. Dla usunięcia wszelkich wątpliwości w tym zakresie Spółka ureguluje tą kwestię expressis verbis w ramach zgód udzielonych przez pracowników na przekazanie PIT-40 i PIT-11 w formie elektronicznej.

Jak wynika z przytoczonych wyżej rozważań, zdaniem Spółki przekazanie pracownikom Spółki (podatnikom), którzy wyrazili na to zgodę, PIT-40 i PIT-11 (opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby wyznaczonej do obliczenia i pobrania podatku (PIT-40) lub osoby odpowiedzialnej za obliczenie i pobranie podatku (PIT-11) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (zamieszczenie na Portalu Spółki) w przewidzianym przepisami terminie spełnia dyspozycje art. 37 ust. 1 i 3 i art. 39 ust. 1 Ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.