1.
Materiały archiwalne państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, zwane dalej "materiałami archiwalnymi", przed przekazaniem do właściwego archiwum państwowego podlegają uporządkowaniu.
2.
Przez uporządkowanie materiałów archiwalnych rozumie się chronologiczne ułożenie dokumentów w teczkach według numerów ewidencyjnych nadanych przy przyjmowaniu materiałów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, a w przypadku map wieloarkuszowych - usystematyzowanie według numerów arkuszy, ich opisanie, nadanie właściwego układu, sporządzenie ewidencji oraz techniczne zabezpieczenie.
3.
Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na każdej teczce:
1)
nazwy jednostki organizacyjnej przekazującej materiały, u góry teczki,
2)
symbolu klasyfikacji wpisanego w lewym górnym rogu,
3)
symbolu kwalifikacji wpisanego w prawnym górnym rogu,
4)
tytułu teczki,
5)
rocznych dat krańcowych - najwcześniejszych i najpóźniejszych,
6)
numeru teczki wynikającego z kolejności w spisie materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego, wpisanego w lewym dolnym rogu,
7)
wykazu zawartości teczki, umieszczonego na wewnętrznej stronie teczki.
4.
Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie z kolejnością ustaloną w załączniku nr 1.
5.
Materiały archiwalne zabezpiecza się technicznie przez:
1)
umieszczenie ich w odpowiednich opakowaniach chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym,
2)
opakowanie w paczki zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej oraz numerami teczek.
6.
Przed przekazaniem do archiwum państwowego materiały archiwalne ujmuje się w spisie materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego.
7.
Wzór spisu materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.
