Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Na podstawie art. 24a ust. 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. (Dz. U. poz. 1299)

WZÓR

Strona tytułowa podatkowej księgi przychodów i rozchodów

PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
....................................................
(imię i nazwisko (nazwa firmy))
...............................................
(adres)

Rodzaj działalności

UWAGA: Przed rozpoczęciem zapisów w księdze należy się szczegółowo zapoznać z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do tego załącznika.

TABELA

TABELA

OBJAŚNIENIA DO PODATKOWEJ KSIĘGI PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
1. Przy dokonywaniu zapisów w księdze wynikających z prowadzonych przez podatnika:
1) zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży),
2) ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
3) ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT
– nie wypełnia się kolumn 3–7 księgi.
2. Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania liczby porządkowej zapisów w księdze.
3. W kolumnie 2 należy wpisywać datę wynikającą z dowodu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (m.in. datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu). W przypadku przychodów rozliczanych metodą kasową, o której mowa w art. 14c ustawy o podatku dochodowym, lub kosztów uzyskania przychodów potrącanych zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym w kolumnie tej należy wpisać datę powstania przychodu określoną zgodnie z art. 14c ust. 2 ustawy o podatku dochodowym lub datę potrącenia kosztu uzyskania przychodu określoną zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym.
4. Kolumna 3 jest przeznaczona do wpisywania numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jeżeli jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur; kolumna 4 służy do wpisywania innego numeru dowodu księgowego. W przypadku przychodów rozliczanych metodą kasową, o której mowa w art. 14c ustawy o podatku dochodowym, lub kosztów uzyskania przychodów potrącanych zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym w kolumnach tych należy wpisać oznaczenie faktury dokumentującej przychód, który powstaje w dacie określonej zgodnie z art. 14c ust. 2 ustawy o podatku dochodowym, lub numer faktury lub innego dowodu dokumentujących poniesienie kosztu potrącanego zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym.
5. Kolumny 5–7 są przeznaczone do wpisywania: identyfikatora podatkowego kontrahenta, imienia i nazwiska (nazwy firmy) oraz adresu kontrahenta (dostawców lub odbiorców), z którym zawarta została transakcja dotycząca zakupu materiałów, towarów handlowych itp. lub ze sprzedaży towarów, gdy transakcja ta jest udokumentowana fakturą lub paragonem fiskalnym. Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, nie wpisuje w kolumnie 6 i 7 jego pozostałych danych. Kolumn tych podatnik nie wypełnia w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego oraz raportów fiskalnych. Identyfikator podatkowy kontrahenta obejmuje również kod kraju nadania identyfikatora.
6. W kolumnie 8 należy wpisać rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego, np. zakup blachy, zapłata za niklowanie obręczy, wypłata wynagrodzeń za okres ……...
7. Kolumna 9 jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży towarów i usług. Podatnik prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisuje miesięczną wysokość przychodu (sprzedaży wartości dewizowych) wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.
8. Kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika.
9. Kolumna 11 jest przeznaczona do wpisywania łącznej wysokości przychodów wykazanych w kolumnach 9 i 10.
10. Kolumna 12 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów i towarów handlowych według cen zakupu. Podatnik prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisuje miesięczną wysokość zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.
11. Kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.
12. Kolumna 14 jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Wpisu dokonuje się:
1) na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem wysokość otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze – w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie;
2) na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika – jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.
W kolumnie tej wykazuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.
13. Kolumna 15 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych wydatków (poza wymienionymi w kolumnach 12–14), z wyjątkiem wydatków, których zgodnie z ustawą o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników oraz wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wartość zakupionego wyposażenia, to jest rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych.
Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia podróży służbowej należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
14. Kolumna 16 jest przeznaczona do wpisywania łącznej wysokości wydatków wykazanych w kolumnach 14 i 15.
15. W przypadku, o którym mowa w art. 113 ust. 5 ustawy o VAT, podatnik dokonuje, po zakończeniu miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie wartości sprzedaży, o której mowa w art. 113 ust. 1 i 2 ustawy o VAT, korekty zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów o tę część naliczonego podatku od towarów i usług, którą odlicza od podatku należnego.
16. Kolumna 17 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zdarzenia gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1–15. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).
17. Kolumna 18 jest przeznaczona do wpisywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty. W kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy obliczenia podatku.
18. Kolumna 19 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2–18. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także wykazywane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane. W przypadku wyboru w następnym roku podatkowym opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych limit otrzymanych przychodów w poprzednim roku podatkowym w wysokości stanowiącej równowartość 200 000 euro jest – zgodnie z art. 21 ust. 1b ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne – warunkiem korzystania z kwartalnego sposobu wpłacania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Podatnicy, o których mowa w art. 24a ust. 1a ustawy o podatku dochodowym, prowadzący księgę, wykazują przychody i związane z nimi koszty z działalności opodatkowanej podatkiem tonażowym wyłącznie w kolumnie 19.
19. Po zakończeniu miesiąca należy zsumować dane z kolumn 9–16. Podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku.
20. Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego powinien w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.
21. W celu ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury materiałów (surowców) i towarów handlowych według cen nabycia należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (kolumna 13) w stosunku do ogólnej wartości zakupu materiałów (surowców) i towarów handlowych (wykazanych w kolumnie 12) (suma kosztów ubocznych zakupu przemnożona przez 100 i podzielona przez wartość zakupu). O tak ustalony wskaźnik należy podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, a następnie ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury.
Podatnik może również dokonać wyceny wartości materiałów (surowców) i towarów handlowych według cen zakupu, to jest bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu.
22. W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy w księdze:
1) ustalić wysokość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 11);
2) ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:
a) do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu materiałów i towarów handlowych z kolumn 12 i 13, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,
b) kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o wysokość wydatków z kolumny 16 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały wykazane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 12);
3) wysokość osiągniętego przychodu (kolumna 11) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w pkt 2; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi wysokość dochodu osiągniętego w roku podatkowym.
23. Określony w ust. 22 sposób obliczenia dochodu dotyczy również podatnika sporządzającego spis z natury (np. na koniec miesiąca lub jeśli sporządzenie spisu z natury zarządził naczelnik urzędu skarbowego).
24. Przykład obliczenia dochodu:

zł gr
1) Przychód (kolumna 11) 455 600,75
2) Wysokość kosztów uzyskania przychodów poniesionych w roku podatkowym:
a) wartość spisu z natury na początek roku podatkowego 58 678,28
b) plus wydatki na zakup materiałów i towarów handlowych
(kolumna 12) 289 288,56
c) plus wydatki na koszty uboczne zakupu (kolumna 13) 10 320,40
d) minus wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego 46 524,32
e) plus wysokość pozostałych wydatków (kolumna 16) 78 328,09
f) minus wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi 4 826,00
Razem koszty uzyskania przychodu 385 265,01
3) Ustalenie dochodu osiągniętego w roku podatkowym:
a) przychód (pkt 1) 455 600,75
b) minus koszty uzyskania przychodów (pkt 2) 385 265,01
Dochód (a–b) 70 335,74
25. Zasady określone w ust. 1–24 stosuje się odpowiednio w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w imieniu podatnika przez biuro rachunkowe.