Potencjalni użytkownicy okresowo informują Agencję o swoich zapotrzebowaniach, podając ilości, cechy fizyczne i chemiczne, miejsce pochodzenia, przeznaczenie, daty dostawy i warunki cenowe, które mają zostać zawarte w planowanej przez nich umowie na dostawy.
Z kolei producenci informują Agencję o ofertach, które są w stanie złożyć, podając wszelkie istotne dane, w szczególności czas obowiązywania umów niezbędny do opracowania ich programów produkcyjnych. Umowy te nie mogą obowiązywać dłużej niż 10 lat, chyba że Komisja wyrazi na to zgodę.
Agencja informuje potencjalnych użytkowników o ofertach i o ilości otrzymanych wniosków oraz wzywa ich do składania zamówień w określonym terminie.
Po otrzymaniu wszystkich zamówień, Agencja przedstawia warunki, na których mogą one zostać zrealizowane.
Jeżeli Agencja nie może zrealizować otrzymanych zamówień w pełnym zakresie, rozdziela dostawy proporcjonalnie wśród zamówień dotyczących każdej oferty, z zastrzeżeniem postanowień art. 68 przestrzeganie w praktykach cenowych zasady równego dostępu, i art. 69 tryb ustalania cen przez Radę,
Regulamin Agencji, wymagający zatwierdzenia Komisji, określa sposób zrównoważenia popytu i podaży.