1.
Punkt kontaktowy, przy użyciu systemu teleinformatycznego, prowadzi system zarządzania sprawami, dotyczący co najmniej:
1)
wniosków o udzielenie informacji składanych przez podmioty, o których mowa w art. 1 zakres regulacji ustawy ust. 1 pkt 1 i 2, odmowy udzielenia informacji na taki wniosek, wniosków w sprawie uzupełnienia wniosku o udzielenie informacji lub przekazania wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku;
2)
wymiany korespondencji między punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi w sprawie wniosku o udzielenie informacji składanego przez podmioty, o których mowa w art. 1 zakres regulacji ustawy ust. 1 pkt 1, lub podmioty uprawnione;
3)
informacji udzielonych podmiotom, o których mowa w art. 1 zakres regulacji ustawy ust. 1 pkt 1.
2.
System zarządzania sprawami zawiera minimalne wymogi funkcjonalne, obejmujące co najmniej:
1)
datę i godzinę złożenia wniosku o udzielenie informacji;
2)
numer referencyjny wniosku o udzielenie informacji;
3)
nazwę i dane kontaktowe podmiotu, o którym mowa w art. 1 zakres regulacji ustawy ust. 1 pkt 1, składającego wniosek o udzielenie informacji;
4)
termin udzielenia odpowiedzi na wniosek o udzielenie informacji, w tym informację dotyczącą wniosków, które mają charakter pilny;
5)
oznaczenie postępowania, w związku z którym złożono wniosek o udzielenie informacji;
6)
przedmiot wniosku o udzielenie informacji;
7)
wskazanie daty oraz sposobu rozpatrzenia wniosku o udzielenie informacji;
8)
informacje dotyczące korespondencji punktu kontaktowego z podmiotami uprawnionymi, w tym datę i godzinę przekazania wniosku o udzielenie informacji oraz datę i godzinę uzyskania odpowiedzi na wniosek złożony przez podmioty, o których mowa w art. 1 zakres regulacji ustawy ust. 1 pkt 1;
9)
podstawę odmowy przekazania informacji;
10)
wskazanie daty wystąpienia o uzupełnienie wniosku o udzielenie informacji lub przekazanie wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku o udzielenie informacji;
11)
wskazanie daty i godziny wystąpienia do organu prowadzącego postępowanie karne o wyrażenie zgody na udzielenie informacji oraz daty i godziny przekazania informacji po uzyskaniu zgody;
12)
numer referencyjny prowadzonej w systemie sprawy.
3.
System zarządzania sprawami spełnia wymogi funkcjonalne pozwalające na tworzenie statystyk do celów oceny i monitorowania wymiany informacji z państwami członkowskimi Unii Europejskiej.
4.
System teleinformatyczny, przy użyciu którego punkt kontaktowy prowadzi system zarządzania sprawami, zapewnia w szczególności:
1)
zabezpieczenia techniczne i organizacyjne uniemożliwiające dostęp osobie nieuprawnionej;
2)
możliwość ustalenia osoby uzyskującej dostęp do systemu zarządzania sprawami oraz wykonanych operacji przetwarzania zgromadzonych w nim danych;
3)
interoperacyjność z kanałem komunikacji wykorzystującym aplikację sieci bezpiecznej wymiany informacji SIENA, kanałem komunikacji udostępnianym przez Międzynarodową Organizację Policji Kryminalnej – Interpol oraz przez Krajowy System Informatyczny (KSI);
4)
możliwość weryfikacji wniosków o udzielenie informacji składanych przez podmioty, o których mowa w art. 1 zakres regulacji ustawy ust. 1 pkt 1, z informacjami zgromadzonymi w systemie zarządzania sprawami;
5)
monitorowanie wymaganych terminów udzielenia informacji na wniosek podmiotu, o którym mowa w art. 1 zakres regulacji ustawy ust. 1 pkt 1, lub podmiotu uprawnionego.
5.
Punkt kontaktowy przetwarza dane osobowe zgromadzone w systemie zarządzania sprawami tak długo, jak jest to konieczne, i proporcjonalnie do realizacji zadań, o których mowa w art. 5 zadania punktu kontaktowego, a następnie nieodwracalnie usuwa te dane.
6.
Punkt kontaktowy systematycznie, nie rzadziej niż co 2 lata, weryfikuje dane zgromadzone w systemie zarządzania sprawami, usuwając dane zbędne. Pierwszą weryfikację punkt kontaktowy przeprowadza nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu wymiany informacji.
