1.
Jeżeli utrwalanie zapisu następuje za pomocą systemu teleinformatycznego, to dla każdego zapisu w metadanych należy podać następujące informacje:
1)
dla metadanej – identyfikator – jednoznaczny znacznik zapisu nadawany przez system teleinformatyczny, który umożliwia jego identyfikację;
2)
dla metadanej – twórca – nazwę organu prowadzącego postępowanie, wydziału, sekcji, o ile występuje, oraz dane identyfikujące protokolanta sporządzającego zapis albo osobę upoważnioną do dokonania zmiany, z podaniem ich roli w procesie tworzenia lub akceptacji zapisu albo jego zmiany;
3)
dla metadanej – tytuł – oznaczenie sprawy i sygnaturę akt sprawy;
4)
dla metadanej – data – datę sporządzenia zapisu;
5)
dla metadanej – kwalifikacja – kategorię archiwalną, do której zalicza się akta sprawy, w której sporządzono zapis albo jego uprawnioną zmianę;
6)
dla metadanej – grupowanie – wskazanie przynależności zapisu do akt sprawy, określone sygnaturą tych akt;
7)
dla metadanej – format – wskazanie nazwy formatu albo formatów danych zastosowanych do zapisu;
8)
dla metadanej – dostęp – określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;
9)
dla metadanej – typ – określenie podstawowego typu zapisu.
2.
Dla każdego zapisu podaje się wszystkie metadane określone w ust. 1.
3.
Zapis utrwala się w sposób umożliwiający jego automatyczne wyodrębnienie oraz wyodrębnienie poszczególnych metadanych.
4.
Przed przystąpieniem do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku za pomocą systemu teleinformatycznego protokolant identyfikuje się w systemie teleinformatycznym w sposób gwarantujący jednoznaczną identyfikację jego osoby.
5.
Protokolant wprowadza do systemu teleinformatycznego lub sprawdza i w razie potrzeby uzupełnia dane w postaci elektronicznej dotyczące oznaczenia organu prowadzącego postępowanie, miejsca i daty czynności procesowej, nazwisko osoby przeprowadzającej czynność, protokolanta, oskarżyciela, oskarżonego, jak również obecnych podczas czynności procesowej przedstawicieli ustawowych i obrońców, oznaczenia sprawy oraz wzmianki co do jawności.
6.
Do zapisu utrwalonego za pomocą systemu teleinformatycznego można sporządzić adnotacje.
7.
Adnotacjom sporządzonym dla danego zapisu przyporządkowuje się metadane, o których mowa w ust. 1.
