Zasady przekazywania informacji bieżących i okresowych w alternatywnym systemie obrotu na rynku NewConnect i na Catalyst, informacji bieżących i okresowych przez emitentów dłużnych instrumentów finansowych, które uzyskały autoryzację przy Catalyst oraz przekazywania przez spółki giełdowe raportów dotyczących stosowania zasad ładu korporacyjnego.

Załącznik nr 1 do dokumentu
Zasady przekazywania informacji bieżących i okresowych w alternatywnym systemie obrotu na rynku NewConnect i na Catalyst, informacji bieżących i okresowych przez emitentów dłużnych instrumentów finansowych, które uzyskały autoryzację przy Catalyst oraz przekazywania przez spółki giełdowe raportów dotyczących stosowania zasad ładu korporacyjnego.

Opis korzystania z Elektronicznej Bazy Informacji (EBI)

Spis treści
I. Charakterystyka EBI
II. Rozpoczęcie pracy w systemie EBI
III. Wypełnianie formularza raportu bieżącego i okresowego oraz nadawanie raportów
IV. Przekazywanie raportów przez spółki notowane na NewConnect, których instrumenty dłużne są notowane na Catalyst lub autoryzowane przy Catalyst
V. Dodawanie pliku załącznika do raportu bieżącego i okresowego
VI. Potwierdzenie prawidłowego nadania raportu
VII. Korygowanie nadanych raportów
VIII. Wysyłanie raportów trybem awaryjnym
IX. Archiwum raportów
X. Praca w trybie testowym
XI. Regualacje
XII. Kontakt

I. Charakterystyka EBI

1. Wprowadzenie
Dokument zawiera opis podłączenia do EBI, wysyłania za jej pomocą raportów oraz opis struktury formularzy.

2. Cechy EBI
Wypełnianie formularzy elektronicznych oraz wysyłanie raportów bieżących oraz raportów okresowych realizowane jest poprzez sieć.

3. Praca z aplikacją klienta EBI
Formularze raportów oraz taksonomie stworzone w EBI znajdują się na zamkniętej stronie internetowej Giełdy (https://www2.gpw.com.pl).
Rozpoczynając pracę w systemie EBI należy uruchomić stronę internetową zamkniętych serwisów Giełdy (https://www2.gpw.com.pl), zalogować się, a następnie zarejestrować użytkownika EBI (emitenta) w systemie EBI poprzez wypełnienie i zapisanie formularza rejestracyjnego zawierającego dane identyfikujące użytkownika EBI.
Po dokonaniu rejestracji użytkownika EBI dostępne jest Menu główne, które pozwala na wybór odpowiedniego formularza raportu (bieżącego lub okresowego). Przy każdym kolejnym logowaniu Menu główne dostępne jest bezpośrednio po zalogowaniu.
Wysyłanie raportów wykonywane jest z poziomu aplikacji klienckiej (użytkownika EBI). Użytkownik EBI zostanie poinformowany o nadaniu raportu, w formie komunikatu potwierdzającego nadanie raportu (zgodnie z pkt VI niniejszego Opisu). Raporty przechowywane są w systemie EBI. Raporty nadane przez emitenta znajdują się w „Archiwum raportów”, do którego użytkownik EBI ma dostęp z Menu głównego.

4. Wymagania do instalacji i instalacja stanowiska EBI
4.1. Sprzęt:
Procesor – minimum 500 Mhz, pamięć RAM - minimum 512 MB, wolne miejsce na dysku niezbędne do uruchomienia aplikacji – minimum 2 MB.
4.2. System operacyjny:
MS WINDOWS 98, NT, 2000, XP, możliwość współpracy z systemem LINUX oraz Solaris.
4.3. Przeglądarka:
MS Internet Explorer, pełna kompatybilność we współpracy z przeglądarkami Mozilla FireFox, Opera, Netsacpe (w szczególności z przeglądarkami typu freeware).
4.4. Rozdzielczość ekranu: 800x600, przy zachowaniu braku utraty jakości pracy w przypadku rozdzielczości 1024x768.
4.5. Łącza z Internetem:
Minimum 56 kb/s.

5. Typy komórek oraz pliki załączników
5.1. Użytkownik wypełniający formularz może wpisać wartości tylko w komórki z białym tłem.
Pozostałe komórki formularza są dostępne tylko do odczytu (są to np. nagłówki lub etykiety formularza). Jeżeli po kliknięciu myszką na komórkę:
• pojawia się kursor - należy wpisać samodzielnie wartość komórki (w zależności od potrzeb tekst lub liczbę),
• pojawiają się przyciski załącznika – można w takiej komórce załączyć dowolny plik z dysku lub sieci (z zastrzeżeniem pkt. 2).
5.2. W polach do tego przeznaczonych, możliwe jest załączanie plików jedynie w standardzie PDF o wielkości nie przekraczającej 16 Mb każdy.

6. Zapisywanie raportu na dysku lokalnym
Każdy raport można zapisać w formacie html poprzez użycie funkcjonalności przeglądarki, wybierając: Menu główne, Plik, „Zapisz jako”.

II. Rozpoczęcie pracy w Systemie EBI.

Złożenie Wniosku o przydzielenie dostępu do Elektronicznej Bazy Informacji (EBI) - Załącznik nr 2 do Zasad przekazywania informacji bieżących i okresowych w alternatywnym systemie obrotu na rynku NewConnect i na Catalyst, informacji bieżących i okresowych przez emitentów dłużnych instrumentów finansowych, które uzyskały autoryzację przy Catalyst oraz przekazywania przez spółki giełdowe raportów dotyczących stosowania zasad ładu korporacyjnego.
1. Zapewnienie wymagań środowiska do uruchomienia klienta.
a) Spełnienie warunków technicznych komputera oraz łącza.
b) Instalacja i konfiguracja niezbędnego oprogramowania zgodnie z pkt 2.
2. Przydzielenie przez Giełdę dostępu do EBI (przekazanie indywidualnego loginu oraz hasła dla każdego operatora EBI, wskazanego we wniosku o przydzielenie dostępu do EBI).
3. Uruchomienie strony internetowej Zamkniętych Serwisów Giełdowych (https://www2.gpw.com.pl).
4. Zalogowanie się w systemie EBI.

Rys. 1.

Rys. 1. Bramka logowania

5. Rejestracja w systemie EBI poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego zawierającego dane identyfikujące użytkownika EBI.
Przy pierwszym logowaniu następuje rejestracja użytkownika EBI poprzez wypełnienie formularza zawierającego pola do wpisania nazwy pełnej użytkownika oraz danych teleadresowych. Nazwa skrócona (do 9 znaków) nadawana jest przez GPW podczas przydzielania dostępu do EBI.

Zamieszczona w niniejszym Opisie korzystania z EBI prezentacja poszczególnych formularzy w systemie EBI została opracowana na przykładzie spółki z rynku NewConnect.

Rys. 2. Okno formularza rejestracyjnego.

Nazwa skrócona stanowi identyfikator emitenta w systemie EBI.
Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego należy zapisać wprowadzone dane („ZAPISZ”).
Po dokonaniu rejestracji użytkownika EBI dostępne jest Menu główne, które pozwala na wybór odpowiedniego formularza raportu (bieżącego lub okresowego).

Rys. 3. Okno formularza rejestracyjnego.

Przy każdym kolejnym logowaniu Menu główne dostępne jest bezpośrednio po zalogowaniu.7. Aktualizacja danych teleadresowych

W przypadku zmiany danych teleadresowych emitenta, wprowadzonych podczas rejestracji emitenta w systemie EBI, należy zaktualizować formularz danych teleadresowych. Aktualizacji dokonuje się wybierając z Menu głównego zakładkę „Aktualizacja danych teleadresowych”.

III. Wypełnianie formularza raportu bieżącego i okresowego oraz nadawanie raportów.

Zamieszczona w niniejszym Opisie korzystania z EBI prezentacja poszczególnych formularzy w systemie EBI została opracowana na przykładzie spółki z rynku NewConnect.
Przekazywanie raportów bieżących i okresowych na rynku NewConnect oraz Catalyst, jak również raportów dotyczących ładu korporacyjnego przekazywanych przez spółki z Głównego Rynku odbywa się na takich samych zasadach. Zasady przekazywania raportów przez emitentów, których instrumenty finansowe notowane są w alternatywnym systemie obrotu na rynku NewConnect i jednocześnie dłużne instrumenty finansowe znajdują się w alternatywnym systemie obrotu na Catalyst, lub które uzyskały autoryzację przy Catalyst opisane są w punkcie IV niniejszego dokumentu.

1. Wybór formularza raportu
1.1. Uruchomienie strony internetowej Zamkniętych Serwisów Giełdowych (https://www2.gpw.com.pl)
1.2. Zalogowanie się w systemie EBI.
1.3. Po zalogowaniu się w systemie EBI dostępne jest Menu główne, które pozwala na wybór odpowiedniego formularza raportu (bieżącego lub okresowego).

Rys. 4. Okno menu głównego.

1.4. Po wybraniu rodzaju raportu formularz raportu bieżącego lub okresowego zostanie uruchomiony do wypełnienia.

2. Wprowadzanie danych do formularza raportu bieżącego oraz nadawanie raportu bieżącego

Rys. 5. Okno formularza raportu bieżącego.

Po otwarciu formularza raportu bieżącego należy postępować następująco:

2.1. Wypełnienie pól tekstowych: temat raportu (dowolny opis tekstowy ograniczony do 160 znaków), treść raportu (pole tekstowe nieograniczone zakresem znaków), podpisy osób reprezentujących spółkę, opcjonalnie zamieszczenie załącznika.

Rys. 6. Wypełniony formularz raportu bieżącego przygotowany do wysłania.

2.2. W formularzu raportu można zamieścić załącznik jedynie w standardzie PDF. Liczba załączników jest nieograniczona. Plik załącznika nie może przekraczać 16 MB każdy. Pliki załączników niespełniające powyższych kryteriów zostaną automatycznie odrzucone przez system EBI. Opis zasad dodawania załącznika w formularzu raportu znajduje się w punkcie V niniejszego dokumentu.
2.3. Wysłanie wypełnionego formularza („Wyślij”), w wyniku czego pojawia się okno przedstawiające treść raportu przygotowanego do publikacji wraz z informacją o załączonym pliku załącznika.

Rys. 7. Okno formularza zaakceptowanego raportu bieżącego.

Na tym etapie istnieje możliwość powrotu do formularza raportu w wersji edytowalnej poprzez przycisk „EDYTUJ RAPORT”, dzięki czemu można dokonać korekty tematu, treści oraz dodać lub usunąć plik załącznika. Naciśnięcie przycisku „WYŚLIJ” powoduje zaakceptowanie treści raportu. Po zaakceptowaniu treści raportu jeszcze dwukrotnie pojawiają się okna z komunikatami: „Czy potwierdzasz wprowadzone dane?” (Rys. 8) oraz „Czy na pewno chcesz wysłać raport?” (Rys. 9) umożliwiające powrót do formularza raportu i jego skorygowanie („ANULUJ”) lub zaakceptowanie treści raportu („OK.”) i przekazanie go do publikacji.

Rys. 8. Okno dialogowe - potwierdzenie zgodności wprowadzonych danych.

Rys. 9. Okno dialogowe - potwierdzenie zamiaru wysłania raportu.

2.4. Zaakceptowanie treści raportu powoduje zapisanie raportu w systemie EBI, raport dostępny jest w „Archiwum raportów” i opublikowanie raportu na odpowiedniej dla danego emitenta stronie internetowej. Na tym etapie dokonanie korekty treści raportu nie jest już możliwe. Korygowanie raportu odbywać się może jedynie w trybie opisanym w punkcie VII niniejszego dokumentu.

2.5. Po wysłaniu raportu, wyświetla się komunikat, który potwierdza jego nadanie. (Potwierdzenie prawidłowego nadania raportu - punkt VI niniejszego dokumentu).

Rys. 10. Potwierdzenie nadania raportu bieżącego.

2.6. Nadany raport automatycznie zapisuje się w Archiwum raportów.

Rys. 11. Archiwum raportów emitenta.

3. Wprowadzanie danych do formularza raportu okresowego oraz nadawanie raportu okresowego

Rys. 12. Okno formularza raportu okresowego

Przed wysłaniem raportu okresowego, wydruk gotowego do przekazania raportu podpisują osoby upoważnione do reprezentowania emitenta, a dodatkowo w odniesieniu do opinii z badania sprawozdania finansowego i raportu z przeglądu sprawozdania finansowego zamieszcza się również adnotację „za zgodność z oryginałem”.
Po otwarciu formularza raportu okresowego należy postępować następująco:

3.1. Wybór odpowiedniego typu raportu z listy rozwijanej (raport roczny, raport półroczny, raport kwartalny).
3.2. Wypełnienie pól tekstowych: temat raportu (opis tekstowy ograniczony do 160 znaków, wskazujący na rodzaj raportu okresowego lub korektę raportu okresowego), podpisy osób reprezentujących spółkę, opcjonalnie treść raportu (pole tekstowe nieograniczone zakresem znaków), zamieszczenie załącznika zawierającego raport okresowy.

Rys. 13. Wypełniony formularz raportu okresowego przygotowany do wysłania.

3.3. W formularzu raportu można zamieścić załącznik jedynie w standardzie PDF. Liczba załączników jest nieograniczona. Plik załącznika nie może przekraczać 16 MB każdy. Pliki załączników niespełniające powyższych kryteriów zostaną automatycznie odrzucone przez system EBI. Zasady dodawania załącznika w formularzu raportu znajdują się w punkcie V niniejszego dokumentu.
3.4. Wysłanie wypełnionego formularza („Wyślij”), w wyniku czego pojawia się okno przedstawiające treść raportu przygotowanego do publikacji wraz z informacją o załączonym pliku załącznika.

Rys. 14. Okno formularza zaakceptowanego raportu okresowego.

Na tym etapie istnieje możliwość powrotu do formularza raportu w wersji edytowalnej poprzez przycisk „EDYTUJ RAPORT”, dzięki czemu można dokonać korekty tematu, treści oraz dodać lub usunąć plik załącznika. Naciśnięcie przycisku „WYŚLIJ” powoduje zaakceptowanie treści raportu. Po zaakceptowaniu treści raportu jeszcze dwukrotnie pojawiają się okna z komunikatami: „Czy potwierdzasz wprowadzone dane?” (Rys. 8) oraz „Czy na pewno chcesz wysłać raport?” (Rys. 9) umożliwiające powrót do formularza raportu i jego skorygowanie („ANULUJ”) lub zaakceptowanie treści raportu („OK.”) i przekazanie go do publikacji.

Rys. 15. Okno dialogowe - potwierdzenie zgodności wprowadzonych danych.

Rys. 16. Okno dialogowe - potwierdzenie zamiaru wysłania raportu.

3.5. Zaakceptowanie treści raportu powoduje zapisanie raportu w systemie EBI, raport dostępny jest w „Archiwum raportów” i opublikowanie raportu na odpowiedniej dla danego emitenta stronie internetowej. Na tym etapie dokonanie korekty treści raportu nie jest już możliwe. Korygowanie raportu odbywać się może jedynie w trybie opisanym w punkcie VII niniejszego dokumentu.
3.6. Po wysłaniu raportu, wyświetla się komunikat, który potwierdza jego nadanie (Potwierdzenie prawidłowego nadania raportu - punkt VI niniejszego dokumentu).

Rys. 17. Potwierdzenie nadania raportu okresowego.

3.7. Nadany raport automatycznie zapisuje się w Archiwum raportów.

Rys. 18. Archiwum raportów emitenta.

IV. Przekazywanie raportów przez spółki notowane na NewConnect, których instrumenty dłużne są notowane na Catalyst lub autoryzowane przy Catalyst.

W przypadku przekazywania raportu bieżącego bądź okresowego emitenta, którego instrumenty finansowe notowane są na rynku NewConnect i jednocześnie dłużne instrumenty finansowe notowane na Catalyst lub autoryzację przy Catalyst, w oknie formularza raportu należy wskazać obydwa rynki („Typy rynków”). Zaznaczenie dwóch rynków jest konieczne celem opublikowania raportu na odpowiednich stronach internetowych (rynku NewConnect i Catalyst). W celu dokonania wyboru obydwu rynków należy wcisnąć klawisz Ctrl oraz wskazać rynki kursorem myszy.

Rys. 19. Okno formularza raportu bieżącego.

Rys. 20. Okno formularza raportu okresowego.

V. Dodawanie pliku załącznika do raportu bieżącego i okresowego.

Zasady dodawania załączników są takie same dla raportów bieżących i okresowych. Prezentacja na przykładzie formularza raportu okresowego spółki z rynku NewConnect.

W formularzu raportu można zamieścić załącznik jedynie w standardzie PDF. Liczba załączników jest nieograniczona. Plik załącznika nie może przekraczać 16 MB każdy. Pliki załączników niespełniające powyższych kryteriów zostaną automatycznie odrzucone przez system EBI.

1. Wybór i wypełnienie formularza raportu.
2. Plik załącznika dodaje się poprzez wciśnięcie przycisku „Przeglądaj” i wybór ścieżki pliku. Ścieżka pliku załącznika pojawia się w polu: „Załącznik”.

Rys. 21. Formularz raportu okresowego przygotowany do publikacji z plikiem załącznika.

3. Plik załącznika zostaje dodany po naciśnięciu przycisku „Dodaj załącznik”. Każdy kolejny załącznik dodaje się analogicznie. Plik załącznika nie może mieć więcej jak 16 MB każdy. System EBI akceptuje pliki jedynie w formacie PDF. Pliki załączników niespełniające powyższych kryteriów zostaną automatycznie odrzucone przez system EBI.

Rys. 22. Formularz raportu okresowego po prawidłowym dodaniu pliku załącznika.

4. Po prawidłowym dodaniu załącznika pojawia się przycisk „Usuń” umożliwiający usunięcie załącznika oraz kolejny wiersz załącznika umożliwiający dodanie kolejnego załącznika.

VI. Potwierdzenie prawidłowego nadania raportu.
Potwierdzeniem prawidłowego nadania raportu jest komunikat „Potwierdzenie nadania raportu bieżącego/okresowego”, zawierająca również:
- nazwę emitenta,
- numer raportu i czas dodania,
- tytuł raportu,
- treść raportu,
- załączniki,
- dane osób reprezentujących emitenta.
W przypadku nie pojawienia się komunikatu potwierdzającego nadanie raportu należy sprawdzić czy raport znajduje się w Archiwum raportów oraz na odpowiedniej stronie internetowej.
W przypadku stwierdzenia, że raport nie został zamieszczony w Archiwum raportów, ani też na stronie internetowej należy skontaktować się z administratorem systemu EBI (numery telefonów znajdują się w zakładce „Kontakt” oraz w pkt. XII niniejszego dokumentu). W przypadku awarii EBI lub zaistnienia zdarzeń uniemożliwiających przekazanie raportu za pośrednictwem EBI należy postępować zgodnie z pkt. VIII niniejszego dokumentu.

Rys. 23. Okno potwierdzenia nadania raportu bieżącego

Rys. 24. Okno potwierdzenia nadania raportu okresowego.

VII. Korygowanie nadanych raportów.
Wszelkich korekt nadanych raportów dokonuje się poprzez opublikowanie raportu korygującego. Raport korygujący powinien odnosić się do raportu korygowanego poprzez zamieszczenie w temacie następującej informacji: „korekta raportu nr …”. W polu tekstowym raportu należy wyjaśnić powód korekty oraz wpisać korygowaną treść w brzmieniu przed i po korekcie. Analogicznie należy postępować w przypadku korygowania treści załącznika.
Raport okresowy koryguje się poprzez dodanie w temacie raportu „korekta raportu …” wskazując na rodzaj raportu okresowego „korekta raportu kwartalnego”, „korekta raportu półrocznego”, „korekta raportu kwartalnego”.

VIII. Wysyłanie raportów trybem awaryjnym.
1. W sytuacji wystąpienia przerw w pracy serwera podstawowego o konieczności skorzystania z serwera zapasowego Giełda każdorazowo informuje emitentów, wysyłając stosowny komunikat pocztą e-mail.
2. W przypadku pojawienia się zakłóceń w funkcjonowaniu systemu EBI, uniemożliwiających przesłanie raportu, Emitent przekazuje raport systemem EBI niezwłocznie po przywróceniu funkcjonowania systemu EBI.

IX. Archiwum raportów.
Po wypełnieniu formularza raportu (bieżącego lub okresowego) i naciśnięciu przycisku „Wyślij” raport zamieszczany jest na odpowiedniej stronie internetowej administrowanej przez Giełdę, właściwej dla danego emitenta instrumentów finansowych i zapisywany w Archiwum raportów. Archiwum raportów zawiera wszystkie raporty bieżące i okresowe nadane przez emitenta. Istnieje możliwość segregacji raportów wg raportów bieżących i okresowych. W przypadku emitenta, którego instrumenty finansowe notowane są na rynku NewConnect i jednocześnie notowane na Catalyst lub uzyskały autoryzację przy Catalyst istnieje możliwość segregacji raportów według typów rynków.

Rys. 25. Okno Archiwum raportów.

X. Praca w trybie testowym.
System EBI umożliwia operatorom systemu EBI pracę w trybie testowym poprzez wciśnięcie linku „Tryb testowy”. Pracując w trybie testowym należy zwracać szczególną uwagę, aby cały czas wyświetlała się informacja „Pracujesz w trybie testowym!”.

Rys. 26. Okno Menu głównego w trybie podstawowym.

Rys. 27. Okno Menu głównego w trybie testowym.

Do pracy w trybie podstawowym powraca się poprzez wciśnięcie linku „Wyłącz tryb testowy”.

XI. Regulacje.
W zakładce „Regulacje” znajdują się:
„Zasady przekazywania informacji bieżących i okresowych w alternatywnym systemie obrotu na rynku NewConnect i na Catalyst, informacji bieżących i okresowych przez emitentów dłużnych instrumentów finansowych, które uzyskały autoryzację przy Catalyst oraz przekazywania przez spółki giełdowe raportów dotyczących stosowania zasad ładu korporacyjnego”.
1) „Opis Eksploatacji Elektronicznej Bazy Informacji (EBI)”,
2) formularz Wniosku o przydzielenie dostępu do EBI.
 

XII. Kontakt
W zakładce „Kontakt” znajdują się numery telefonów, pod którymi można uzyskać informacje:
- w przypadku problemów technicznych: 00 48 22 537 71 73, 00 48 22 537 74 62,
- w przypadku pytań związanych z wypełnianiem obowiązków informacyjnych: 00 48 22 537 72 14, 00 48 22 537 71 61, 00 48 22 537 72 42.

Załącznik nr 2 do dokumentu
 

Zasady przekazywania informacji bieżących i okresowych
w alternatywnym systemie obrotu na rynku NewConnect i na Catalyst, informacji bieżących i okresowych przez emitentów dłużnych instrumentów finansowych, które uzyskały autoryzację przy Catalyst oraz przekazywania przez spółki giełdowe raportów dotyczących stosowania zasad ładu korporacyjnego.

Formularz Numer .................
(Wypełnia GPW)

……............., dnia ……………………………

Zarząd
Giełdy Papierów Wartościowych
w Warszawie S.A.

Wniosek
o przydzielenie dostępu do Elektronicznej Bazy Informacji (EBI)

? NewConnect – Rynek akcji GPW
? CATALYST – Alternatywny system obrotu
? CATALYST – Autoryzacja
? CORPORATE GOVERNANCE – rynek regulowany
*prosimy zaznaczyć odpowiednie pole

Dane o Emitencie:

W imieniu Emitenta………………...……………………………………………………………..
……………...…………………………………………………………….....................................
zwracam/y się o przydzielenie dostępu do Elektronicznej Bazy Informacji (EBI),

Operatorami systemu EBI będą następujące osoby:

1) ………………………..………………………
Imię i Nazwisko

2) ………………………..……………………………
Imię i Nazwisko

3) ………………………..……………………………
Imię i Nazwisko

Data, nazwiska i imiona oraz podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Emitenta:

Załącznik do Wniosku o przydzielenie dostępu do Elektronicznej Bazy Informacji (EBI)

Dane o operatorze EBI

Niniejszym oświadczam, że zapoznałem/am się z zasadami funkcjonowania systemu EBI określonymi w uchwale Nr 646/2011 Zarządu Giełdy z dnia 20 maja 2011 roku w sprawie określenia Zasad przekazywania informacji bieżących i okresowych (…) i zobowiązuję się do ich przestrzegania.

………………………………………                                                                                           ………………………………………
Data                                                                                                                  Podpis operatora EBI

………………………………………                                                                                           ………………………………………
Data                                                                                                                  Podpisy osób reprezentujących Emitenta